Genel amaç

Bu politika, Universal Finans’in sunduğu hizmetlerin güvenli, yasalara uygun ve müşteri odaklı biçimde işlemesini sağlamak amacıyla oluşturulur. Kapsam, müşteriler, işlem türleri, coğrafi faaliyetler ve hizmetler üzerinde belirlenir.

Kapsam ve tanımlar

Kapsam: Kişisel ve ticari hesaplar, yatırım işlemleri, kripto ve dijital varlık işlemleri, müşteri hizmetleriyle gerçekleştirilen tüm finansal işlemler.

Tanımlar: KYC, AML/CTF, risk seviyesi, doğrulama aşamaları, işlem limitleri, şüpheli işlem bildirimleri gibi temel terimler net olarak tanımlanır.

Yasal uyum ve çerçeve

Yerel mevzuata uyum: Türk mevzuatı ile ilgili sermaye piyasaları, finansal hizmetler ve AML/CTF mevzuatlarına uygunluk.

Uluslararası standartlar: Gerekli görülen durumlarda FATF önerileri ve benzeri uluslararası standartlar ile uyum sağlanır.

Denetim ve raporlama: İç denetim programı, bağımsız denetim gereklilikleri ve ilgili otoritelere raporlama mekanizmaları belirlenir.

Müşteri kabulü ve KYC (Kimlik Doğrulama)

Müşteri sınıflandırması: Bireysel, kurumsal, yatırımcı ve diğer segmente göre risk sınıfları tanımlanır.

Doğrulama düzeyleri: Düşük, orta ve yüksek risk için farklı doğrulama adımları (kimlik belgesi, adres kanıtı, ticari kayıtları, vergi numarası vb.) belirlenir.

Veri toplama ve saklama: Gerekli tüm bilgiler güvenli veri tabanlarında saklanır; veri minimizasyonu ve erişim kontrolleri uygulanır.

Süreçler: Hesap açılışında KYC’nin tamamlanması için minimum süreler ve eksik bilgi durumunda geçici kısıtlamalar tanımlanır.

Risk yönetimi ve işlem güvenliği

İşlem sınırlamaları: Günlük/aylık işlem limitleri, yüksek riskli işlem türleri için ek doğrulama/ONAY adımları.

Güvenlik tedbirleri: Çok faktörlü kimlik doğrulama, cihaz ve IP tabanlı güvenlik önlemleri, şifreleme gereklilikleri.

Şüpheli işlem yönetimi: Şüpheli veya anormal görünen işlemlerin tespiti, iç/kurumsal bildirim akışları ve yetkili kurullara raporlama.

Olay müdahalesi: Güvenlik ihlalleri için acil durum planı, iletişim protokolü ve müşteri bilgilendirme süreçleri.

Veri koruma ve mahremiyet

Veri saklama süreleri: Müşteri verilerinin hangi süreler boyunca saklanacağı ve imha edilme süreçleri.

Erişim kontrolleri: Yetki temelli erişim, kayıt tutulması ve denetim izleri.

Üçüncü taraflar: Veri işleyen üçüncü taraflarla yapılacak sözleşmeler ve güvenlik standartları.

Müşteri iletişimi ve eğitim

Şeffaflık: Politikanın ne zaman yürürlüğe girdiği, ne tür değişikliklerin yapılabileceği ve kullanıcıların nasıl etkilenebileceği net biçimde bildirilir.

Eğitim: Çalışanlar için KYC/AML, güvenlik ve müşteri hizmetleri konularında düzenli eğitimler planlanır.

Müşteri bilgilendirme materyalleri: Hesap açılışı, işlem süreçleri, limitler ve güvenlik ipuçları için kullanıcı dostu rehberler hazırlanır.

Operasyonel uygulama ve denetim

Görev ve sorumluluklar: Hangi departmanın hangi süreçlerden sorumlu olduğu açıkça tanımlanır.

İç denetim: Politikaların etkinliğini ölçmek için periyodik denetimler ve raporlama.

Bağımsız denetim: Gerekli durumlarda bağımsız denetim mekanizmaları devreye alınır.

Güncelleme mekanizması: Mevzuat değişiklikleri veya operasyonel ihtiyaçlar halinde politikanın nasıl güncelleneceği, kimlerin onaylayacağı ve iletişim yöntemleri belirlenir.

Çeşitli durumlar için özel ekler (isteğe bağlı)

Kripto ve dijital varlık işlemleri: Saklama çözümleri, cüzdan güvenliği, ağlar arası köprüleme ve risk uyarıları.

Uluslararası müşteriler: Çifte vergilendirme, transfer ve raporlama gereklilikleri, FATCA/CRS uyumu (varsa).

Acil durum ve kesinti senaryoları: Sistem arızaları, hizmet durdurmaları ve kullanıcı iletişim planı.

Draft bir politika taslağı nasıl hayata geçirilebilir

Taslak bölüm başlıklarını yukarıdaki yapıya göre oluşturun.

Her başlık için kısa, net süreç akışları ve sorumlu birimleri yazın.

Önerilen ölçütler: KYC tamamlama oranı, şüpheli işlem rapor sayısı, ortalama doğrulama süresi, hesap kapatma/askıya alma olayları gibi metrikler belirleyin.

Onay süreçleri: Üst yönetim ve uyum biriminin onay mekanizması ve politikaların resmi yürürlüğe giriş tarihi.

Uygulama planı: Eğitim programı, sistem güncellemeleri, müşterilere bilgilendirme planı ve teknik entegrasyonlar.